لزوم استقرار سیستم مدیریت یکپارچه، ضرورت مکانیزه نمودن فرآیندهای کسب‌وکار و سیستماتیک نمودن همه امور و بخش‌های مختلف تولید و پایش و اندازه‌گیری فرآیندها و استقرار داشبوردهای مدیریتی و نیز رویکردهای جدید برمبنای مدیریت بر فرآیندها با هدف افزایش بهره‌وری و کاهش ضایعات و… از جمله موضوعاتی هستند که دکتر رادمان ملیحی‌‎شجاع، معاون مالی و سرمایه انسانی شرکت “کاوند نهان زمین” در گفت‌وگو با گروه رسانه‌ای پردازش به تشریح آن‌ها پرداخته است که باهم متن کامل سخنان دکتر شجاع را می‌خوانیم:

در ابتدا ضمن تبریک به مناسبت فرارسیدن نوروز باستانی خدمت تمامی فعالان حوزه معدن و صنایع معدنی و تمامی افرادی که برای سربلندی ایران عزیز تلاش می‌کنند، آرزوی موفقیت و به‌روزی برای این عزیزان در سال جدید را دارم.

فرآیندها به همراه استراتژی‌ها، مهم‌ترین دارایی‌های ناملموس سازمان‌ها هستند و به همین خاطر، باید فرآیندهای کسب‌وکار را در حالت بهینه تنظیم و تحلیل و تدوین کرد تا بهره‌وری و اثربخشی سازمان افزایش یافته و مجرای صحیح دستیابی به استراتژی‌ها ایجاد گردد. به منظور استقرار موثر مدیریت فرآیندها لازم است تا نگرش فرآیندی جایگزین وظیفه‌گرایی شود تا به این منظور، کارایی و اثربخشی منطق با ویژگی‌های جدید کسب‌وکار و ضمن بهبود آن‌ها، مستندات جامع‌تری شامل شناسنامه و نقشه فرآیندها تهیه و تدوین گردد. ضمن‌آن‌که، هم‌سویی میان استراتژی و فرآیند، کلید اصلی کارآمدی هر سیستمی متناسب با فرآیندهای کسب‌وکار تحلیل شده در سازمان است.

اجرای صحیح فرآیندها، رمز ایجاد ارزش‌افزوده

با یک دید کلی به سازمان، در می‌یابیم که عمده ارزش‌افزوده سازمان در اثر اجرای صحیح فرآیندهای آن به دست می‌آید، در عین حالی که اغلب هدررفت منابع سازمانی نیز در اثر عدم انجام موثر فرآیندهای کسب‌وکار و یا جاری‌سازی فرآیندهای نامناسب ایجاد می‌گردد. با این حال متاسفانه پس از شکل‌گیری یک سازمان نوپا، معمولا توجه به طرح‌ریزی فرآیندهای کسب‌وکار مغفول واقع می‌گردد که اگر بهبود فرآیندها و تدوین آن‌ها انجام نگیرد، ریسک کاهش قابلیت‌ها و تمایزات رقابتی بنگاه را به دنبال خواهد داشت و اینگونه سازمان‌ها در تله وظیفه‌گرایی خواهند افتاد.

در این نگرش سنتی، فرض بر آن است، در صورتی که واحدهای سازمانی، وظایف خود را به انجام رسانند، ماموریت و اهداف سازمان در وضعیت بهینه محقق می‌گردد در صورتی که این فرضیه صحیح نیست، زیرا در نگرش وظیفه‌گرا، رویکرد واحدها و بخش‌ها و تمامی فعالیت‌ها تنها معطوف به انجام وظایف هر بخش می‌باشد و ارتباطات درون سازمانی که رکنی اساسی در تعالی هر سازمانی است، در این الگو به فراموشی سپرده خواهد شد. از سوی دیگر در نگرش سنتی عملا مدیر مافوق، مشتری هر واحد سازمانی است و مشتری واقعی در معرض دید و توجه قرار ندارد.

مدیریت فرآیندها، رویکرد جدید کاوند نهان زمین

با توجه به مشکلاتی که به نمونه‌هایی از آن اشاره گردید، رویکردهای جدید، بر مبنای مدیریت بر فرآیندها، به جای مدیریت بر وظایف شکل گرفته است و شرکت کاوند نهان زمین از ابتدای سال ۱۴۰۰ کوشید به موازات به بهره‌برداری رساندن پروژه‌‎های در دست اجرا، این دیدگاه را جایگزین روش سنتی مبتنی‌بر مدیریت وظایف نمایند. با نگاهی به بررسی‌های صورت گرفته در حوزه رویکردهای مدیریتی بهینه در می‌یابیم، مدیریت بر فرآیندهای کسب‌وکار می‌تواند به افزایش بلوغ سازمانی، بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندها، استانداردسازی فرآیندها و همسوسازی آن با ساختار سازمانی و استراتژی‌ها، منجر شود.

آنچه در سازمان‏ها مزيت رقابتي ايـــجاد مي‏کند، بهره‎وري به معناي به کارگيري و ترکيب موثر عناصر اصلی سازمان است. طراحی نظام مدیریت فرآیندی هر شرکت، يكي از گزينه‌هاي بهبود بهره‌وري است که موجب مي‎گردد تا بهره‌وري به صورت دائمي ارتقا يافته، مسير آن مشخص شده و بستر‎هاي لازم جهت استقرار آن شكل گيرد. اگر سازمان اولین دوره استقرار مدیریت فرآیندهای سازمانی خود را تجربه می‌نماید، از لحاظ ایجاد یکپارچگی سازمانی میان فرآیندها، مناسب است، تمامی فرآیندهای ایجادکننده ارزش در سازمان را به عنوان اولویت‌های بهبود در نظر گیرد.

در این راستا شرکت کاوند نهان زمین، استقرار سیستم مدیریت یکپارچه را در شرکت در دستور کار خود قرار داد که تاکنون نسبت به تدوین و استقرار ۶۲ روش اجرایی و دستورالعمل طی سه سال گذشته اقدام صورت پذیرفته است.

هم‌چنین جهت مکانیزه نمودن فرآیندهای کسب‌وکار و سیتماتیک نمودن آن‌ها نسبت به خرید و استقرار نرم‌افزارهای سیستم مدیریت یکپارچه از قبیل ماژول‌های توزین و انبار، خرید، فروش، آزمایشگاه و کنترل کیفیت، تولید، نگهداری و تعمیرات، بهای تمام‌شده، بودجه، نظام پیشنهادات، ارزیابی عملکرد، تردد، طبقه‌بندی مشاغل و… اقدام نموده است.

با توجه به استقرار فرآیندهای کسب‌وکار در شرکت کاوند نهان زمین درحال‌حاضر درصدد بهبود مستمر آن‌ها و تحلیل فرآیندها می‌باشد. در این راستا فرآیندهایی خاص که در دستیابی سازمان به راهبردها بیشترین تاثیر را دارد، از اولویت بیشتری برای بهبود برخوردار خواهد شد. بهبودهای مستمر صورت گرفته به منظور کاهش زمان انجام فرآیند، کاهش ضایعات تولید خروجی‌های فرآیند، کاهش انبارش، کاهش خواب سرمایه در فرآیند، استفاده بهتر از دانش متولیان فرآیند، افزایش کیفیت خروجی فرآیند، افزایش رضایت مشتری فرآیند، کاهش حمل‌ونقل و جابه‌جایی در فرآیند و دیگر موارد می‌باشد.

برگزاری دوره‌های آموزشی در کاوند نهان زمین

از اهم اقدامات صورت پذیرفته که در آینده نیز در برنامه شرکت کاوند نهان زمین است برگزاری دوره‌های آموزشی است که برای کلیه ذی‌نفعان شامل مالکان فرآیندها، کارشناسان و… برگزار شده و ادامه خواهد داشت. برگزاری دوره‌های آموزشی منجر به فهم مشترکی راجع به نحوه جاری‌سازی اثربخش آن ایجاد گردد. از دیگر رویکردهای مهم انجام تحلیل ریسک فرآیندی است تا مشخص شود عدم‌قطعیت‌ها و رویدادهایی که به صورت بالقوه می‌تواند منجر به ناتوانی در دستیابی به ماموریت و اهداف فرآیند شوند، مشخص شده و رویکرد مواجهه‌ای مناسب برای آن‌ها پیش‌بینی گردد. در نهایت فرآیندهای سازمان بر اساس مدل مدون شده جاری‌سازی می‌گردد. نکته حائز اهمیت در این فاز استقرار فرهنگ حاکمیت فرآیندی در سازمان، تدوین و جاری‌سازی مناسب فرآیند مدیریت تغییرات است.

پایش و اندازه‌گیری فرآیندها و استقرار داشبوردهای مدیریتی

هم‌چنین به منظور افزایش بهره‌وری، پایش و اندازه‌گیری فرآیندها و استقرار داشبوردهای مدیریتی به صورت جدی در سال ۱۴۰۳ در دستور کار شرکت قرار گرفته است. لازم به ذکر است، در چرخه شش مرحله‌ای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار که از اولویت‌بندی و انتخاب فرآیندها برای بهبود شروع گردیده و یک دوره کامل آن با بهبود مستمر آن فرآیند پایان می‌یابد، مرحله پایش و اندازه‌گیری شاخص‌های فرآیندی، مهم‌ترین گام است. زیرا نتیجه تمهیدات و تلاش‌های انجام شده در مرحله مدل‌سازی و طرح‌ریزی، جاری‌سازی و اجرای فرآیند، نهایتا در مرحله پایش و اندازه‌گیری شاخص‌های فرآیندی مشخص گردیده و معیار سازمان برای بهبود یک فرآیند نیز، میزان دستیابی آن به اهداف تعیین شده خواهد بود. بسیاری از شاخص‌های فرآیندی مخصوصا شاخص‌های تعیین‌شده برای سطوح بالای فرآیندها مانند سطح مجموعه فرآیند، اندازه‌گیری‌کننده عملکرد سازمان نیز خواهد بود و وجود این شاخص‌ها موجب می‌شود، قدرت مدیران برای تصمیم‌گیری صحیح و مبتنی بر شواهد عینی بسیار افزایش یابد.

خوشبختانه در شرکت کاوند نهان زمین نیز بر اساس نگرش سیستمی مدیریت ارشد، این معاونت و همکاری مستمر با سایر واحدهای سازمانی در دفتر مرکزی و مجتمع فولاد راور موفق به استقرار نظام مدیریت فرآیندها بر مبنای مدل‌های مرجع شده‌ایم. لذا، کلیه روش‌های اجرایی و دستورالعمل‌های جاری در سازمان طی برگزاری جلسات با مالکان فرآیندها طرح‌ریزی و سپس نسبت به استقرار آنها در دفتر مرکزی و کلیه مجتمع‌های زیرمجموعه شرکت به صورت یکپارچه اقدام شده است. در این راستا، به منظور حفظ بهبود مستمر و تعالی فرآیندها نیز متناسب با شاخص‌های کلیدی ارزیابی عملکرد نسبت به رصد نمودن جهت‌گیری و درصد پیشرفت برنامه‌های بهبود فرآیندها اقدام می‌گردد. هم‌چنین، گزارش‌های مربوط به عملکرد فرآیندها نیز به صورت دوره‌ای در جلسات بازنگری مدیریت مورد بحث قرار خواهد گرفت و تصمیمات مدیریتی در راستای تسهیل اجرای برنامه‌های بهبود و حذف علل ریشه‌ای ریسک‌های فرآیندی اتخاذ می‌گردد.

امید است کلیه سازمان‌های کشور بالاخص سازمان‌های فعال در حوزه صنایع معدنی، نگرش فرآیندی و معماری سازمانی را جایگزین نگرش سنتی و فردگرایی قرار داده و کمک به ایجاد بهره‌وری برای کل عناصر موجود در زنجیره تامین این صنعت نمایند.